Já pensou você chegando em sua empresa, para um dia normal de trabalho e não ter papel para imprimir um contrato?
E se faltar aquele material que é extremamente importante para a produção daquele pedido enorme que sua empresa recebeu?
Esses são apenas pequenos exemplos de problemas que podem ser gerados pela falta de gestão de materiais.
Toda empresa tem necessidades do consumo de suprimentos.
Desde materiais de escritório, até insumos e matérias-primas essenciais para a produção.
A falta de materiais pode impactar de forma muito significativa nas atividades cotidianas, além de poder gerar grandes perdas e prejuízos para a empresa.
Visando minimizar tais problemas, a Gestão de Materiais tem como objetivo não somente ter a certeza de que todos os materiais estarão disponíveis, mas também a se planejar financeiramente e logisticamente, ajudando a alcançar o tão almejado equilíbrio econômico.
3 pilares da gestão de materiais
Gestão de Compras
Assim como a maioria das empresas investem e fazem diversos treinamentos em vendas, o mesmo deve ser aplicado nas compras.
A compra de materiais é parte vital para o pleno funcionamento das atividades diárias, além de ter grande impacto econômico nos cofres da empresa.
Para que se tenha sucesso nessa atividade, é necessário que se tenha uma gestão precisa.
O momento da compra deve ser estipulado de acordo com a demanda, diversas vezes guiadas pelo estoque da empresa.
Estoques baixos geram riscos altos de falta de produtos e insumos, porém, um grande volume estocado gera um custo muito alto de armazenagem para a empresa.
É necessário determinar o momento certo para que seja efetuada a compra, visando manter insumos suficientes para o funcionamento pleno e que seja suficiente para suportar a produção até o próximo pedido chegar de fato.
A gestão de compras está diretamente ligada a gestão de estoques e logística, pois é a partir destes dois que será definido o momento ideal de compra, além da quantidade de material que deverá ser adquirido.
Gestão de Estoque
A gestão de estoque é responsável por manter o estoque necessário para que haja materiais a disposição para uso.
Além disso, é necessário um contato muito próximo com os setores requisitantes, pois é através desse alinhamento que será definido o nível ideal de estoque de cada produto, o período em que esse estoque será suficiente e quando deverá ser realizada o pedido de compra.
Diversas empresas utilizam softwares que auxiliam no controle de entrada e saída de materiais, gerando dados precisos da real situação do estoque.
Porém, controles sem o uso de softwares também são possíveis.
O mais importante é que se tenha o controle de todos os materiais que entram e saem da empresa. Esses dados são fundamentais para que a estratégia de estoque seja bem-sucedidas.
Gestão de Logística e Distribuição
A gestão de logística e distribuição é responsável por realizar o controle físico dos materiais, estocagem, gestão de armazéns e distribuição.
Sendo assim, é de responsabilidade da logística determinar o local de armazenamento, a organização inteligente e endereçamento desses produtos de forma a deixá-los mais acessíveis, visando minimizar tempo de locomoção, transferências e localização.
Além disso, também é necessária uma gestão voltada para a distribuição eficiente dos produtos até ao cliente, visando manter sempre a organização dos estoques, separação dos pedidos de acordo com as rotas de entrega, entre outros.
Gestão de materiais: como implementar?
Organizar Produtos
Muitos problemas ocorrem devido à falta de organização do estoque.
Isso pode ocasionar perdas de mercadorias, dificuldades na localização e controle, aumentando as chances de erros acontecerem.
Para evitar que isso ocorra, algumas atitudes simples podem ser implementadas:
- Criar endereços nos estoques e identifica-los visualmente, para que as mercadorias sejam estocadas sempre no mesmo local, facilitando sua localização;
- Separar os itens por categoria, utilizando etiquetas e código de barras para identificação dos produtos. Isso permite a implementação de registros de forma automática, auxiliando na localização e rastreamento da mercadoria;
- Definir o local dos produtos de acordo com o tamanho e peso, visando facilitar o manuseio. Não é aconselhável colocar caixas pesadas em locais altos, por exemplo;
- Manter o local limpo;
- Fornecer espaço suficiente para que as mercadorias sejam alocadas de forma segura e adequada.
Controle de Estoque
Os materiais que entram na empresa precisam ser controlados.
Se houver uma compra de 300 lápis, é fundamental registrar todas as unidades.
É o registro que irá mostrar a fotografia da quantidade disponível de determinado material naquele momento.
Caso não haja esse registro, ou ele seja feito de forma equivocada, haverá risco inerente de falta de material e/ou compra em excesso, gerando prejuízos financeiro.
O controle de estoque, quando bem realizado, auxilia na definição do momento e na quantidade correta a ser comprada, gerando impactos positivos não só financeiramente, mas também na produtividade e execução das tarefas de toda a empresa, pois diminuiria muito as ocorrências de faltas de insumos e compras emergenciais com valores sabidamente mais altos.
Planejamento de Compras
A compra de materiais é algo indispensável em qualquer empresa.
É ela que fornece insumos para produção, materiais para uso diários, dentre tantos outros.
Para que seja executada de forma eficiente, é importante que haja um planejamento.
Para isso, precisamos levar em consideração alguns fatores: O primeiro é o nível de estoque.
Através dele que será indicado quando e quanto comprar.
Em segundo lugar, é necessário que haja um planejamento financeiro.
Fatores como prazo de pagamento, dia de vencimento e etc. são importantes para que os gastos sejam controlados e estejam de acordo com o capital disponível pela empresa.
Por último, é necessário o planejamento de espaço físico para recebimento e armazenamento da mercadoria.
Falhas nesse ponto podem ocasionar a recusa de entrega, comprometendo as atividades da empresa.
Relacionamento com Parceiros
O bom relacionamento com clientes e fornecedores é uma prática que gera grandes benefícios.
Um relacionamento transparente e justo ajuda na negociação de prazos, vencimentos, além de poderem ser fundamentais na participação da solução situações não programadas, sem comprometer a credibilidade de sua marca.
O que faz um profissional de gestão de materiais?
O profissional que atua na Gestão de Materiais, de forma geral, atua no controle, armazenamento e distribuição dos materiais, como:
- Seleção de fornecedores;
- Controle de estoque, gerindo entrada e saída de materiais;
- Emissão da ordem de compra;
- Definição de estoques mínimos e máximos;
- Realização de inventário;
- Gerenciamento dos Almoxarifados
Importância da logística na gestão de materiais
O Brasil é um país com proporções continentais. Com isso, nem sempre o seu fornecedor ou cliente estará próximo de onde você está localizado.
Além do tempo gasto na produção, é necessário levar em consideração o tempo que será necessário para que a mercadoria seja transferida do seu fornecedor até a sua empresa ou até ao cliente.
A escolha de uma transportadora que possua experiência no mercado, prazo e qualidade no serviço prestado é algo fundamental para auxiliar em uma gestão de materiais eficiente.
Com isso, evita-se a necessidade de contratação de transportes de última hora, gerando maiores gastos para a sua empresa.
Porém, nessa escolha, é importante que a transportadora, além de enviar cargas em um prazo que atenda a necessidade de sua empresa em situações normais, também ofereça o serviço de transporte expresso e dedicado.
Desta forma, você garante que, tanto as vendas de mercadorias, quanto compras de suprimentos, sejam entregues em um curto período de tempo, mesmo em situações em que ocorram problemas inesperados.
Seja em situações cotidianas, ou em momentos em que há urgências de entregas, nós, da Picorelli, estamos preparados para oferecer tanto o transporte dedicado, quanto o fracionado, garantindo qualidade, agilidade e segurança para suas cargas.
Ficou interessado? Entre em contato conosco!
